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埼玉県越谷市　社会保険労務士・行政書士　宮崎事務所です。ご相談はお気軽にどうぞ。


内容証明郵便の作成代行はお任せください

当事務所への内容証明郵便の作成依頼について
　内容証明郵便の作成代行は、１通につき一律9,900円で承ります。また、当事務所では、内容証明郵便のご依頼についてはメール・電話での対応をメインとさせていただき、内容証明の作成および発送は電子郵便（e内容証明）にて行いますので、全国どこでも対応いたします。

 内容証明のご依頼から発送まで　
STEP1　内容の打ち合わせ（メール・電話・FAXが中心ですが、面談でも可能です）
STEP2　文案を作成し、内容のご確認をしていただきます（メール・ＦＡＸなどでお送りします）
STEP3　料金のお支払いをお願いします（又は面談の際にお支払いお願いします）
STEP4　入金確認後、速やかに発送します 

　

内容証明郵便の書き方

　内容証明郵便はその作り方が細かく決められており、どんな文書でもいいというわけではありません。内容証明を作成する基本的なルールは以下のとおりです。
①文字数・行数のルール
　縦書き　1行20字以内、1枚26行以内
　横書き　1行20字以内、1枚26行以内　
　　　　　1行13字以内、1枚40行以内
　　　　　1行26字以内、1枚20行以内　　　
　市販の内容証明郵便の用紙は縦書きの原稿用紙タイプが多いのですが、様式は横書きでも構いません。最近では手書きで作成することはほとんどありませんので、むしろ横書きの方が一般的ともいえます。用紙の大きさに指定はありませんが、自分で作成するにはA4サイズが一般的です。
　なお、文字数についての注意点としては、文中の句読点（、や。など）も1文字として数えます。文末に句読点が食い込むときは、次の文頭に持っていきます。ワードなどのソフトの禁則処理に注意しましょう。

②内容証明に使用できる文字
　内容証明郵便に使える文字は、「かな」「漢字」「数字」と決まっており、原則として記号やアルファベットは使用できませんが、＋や％などの一般的な記号は使用できます。ただし、相手の会社名（例えばJT、JR）や地名、商品名などは使用できます。もちろん「ジェイティ」「ジェイアール」と書いても構いません。
　注意が必要なのは①などです。これは「○」と「1」の2文字として数えます。ただし、文章の序列を表す場合には１文字となります。
　「　」や（　）の括弧は始めと終わりのセットで1文字です。

③修正・訂正の方法
　作成した文章を訂正したり一部を削除するときは、間違えた個所を２本線で消した上で差出人の訂正印を押して、欄外に「○字削除」などと記載します。ただし、訂正があると見た目が良くないのでできれば最初から書き直すことをおすすめします。

④２枚以上になったら契印（割印）を押す
　内容証明の枚数は何枚でも構いませんが、2枚以上になる場合はホッチキスなどで綴じて、綴り目に契印を押します。

⑤同じ文章を3通作成する
　「相手に送付するもの」「自分の控え」「郵便局保存用」の3通を作成します。手書きの場合はコピーでも構いません。郵便局の窓口で差し出すときに自分の控えを返却してもらいます。

⑥宛名・差出人はどうする
　封筒の宛名・差出人と、文書に記載する宛名・差出人は同じにしなければなりません。アパートやマンション名は、封筒と文書の両方に省略せずに記載しておきましょう。
　なお、郵便局へ持参する封筒は封をせずに持って行きます。

⑦受取人が２人以上の場合の送り方
　受取人が複数の場合は、個別に差し出すのは手間がかかります。そこで、以下の２つの方法によって差し出すことになります。
・完全同文内容証明郵便
　２人以上の受取人にあてた内容証明で、手紙の内容だけでなく、差出人の住所氏名、日付、受取人の記載が全く同じものをいいます。受取人の記載が同じということは、受取人全員の住所や氏名が連記されることになります。
　例えば、遺産相続の件で相続人全員に内容証明を送りたい場合や、貸金の請求を貸主と連帯保証人に請求する場合などに利用されます。

・不完全同文内容証明郵便
　手紙の内容、日付、差出人の住所氏名は同じですが、受取人全員を連記せず、受取人の記載は１人ずつ別々に書いてあるものをいいます。

⑧その他の注意点
・印鑑その他
　差出人の押印はなくても構いませんが、手書きや印刷して発送する場合には押印がある方が見栄えがします。当方が代理人となって内容証明を作成する場合は、行政書士の代理人名義で差し出すこともできます。行政書士の名義にすることで、相手によりプレッシャーをかけることができます。ただし、代理人名ではなく本人の名前で送付した方が良いケースもあります。
　なお、現在主流となっている「e内容証明」の場合は、押印は必要ありません。

・資料などの同封はできない
　例えば請求書の写しなどを一緒に送りたい場合は、内容証明郵便とは別に送らなければなりません。その場合、「○月○日、別途資料を郵送しました」という文言を入れておくべきでしょう。

・本人に直接受け取って欲しい場合は
　受取人本人に受け取って欲しい場合は「本人限定受取」という方法をとります。内容証明を配達証明付きで送るのが普通ですが、本人が受け取ったのかどうかはわかりません。そこで、受取人本人に必ず届けたいのであれば本人受取限定受取を追加することになります。
　例えば、会社宛に内容証明を送るときに社長や特定の人に送りたい場合や、離婚問題で実家に内容証明を送る場合に相手の親や兄弟には見られたくない場合などに利用されます。
　なお、２７０円の費用が必要になります。

※なお、この書き方はあくまでも紙で作成する場合です。当事務所では電子郵便（e内容証明）で発送しますので、これらは適用されません。


内容証明郵便の文章はどう作るか

　内容証明郵便にどういう文章を書くのかは自由です。しかし、あまりにも稚拙な文章を送っては、自分が恥をかくことになりかねません。
①丁重な時候の挨拶などは不要
　通常は「前略」「拝啓」などの余計な前置きは省略して、本文から入ります。ただし、相手との関係性や内容によっては、あたりを柔らかくするために時候のあいさつなど入れる場合もあります。

②要点を明確にする
　相手に何の用件で内容証明を送ったのかをはっきりと伝えましょう。誰が読んでも誤解のないような文章にしましょう。

③です・ます調で統一する
　これは決まりごとではありませんが、見た目は意外と大切です。あまりにも文章が稚拙では、相手に本気度が伝わらないかもしれません。

④支払期限や履行の期限を特定する要点を明確にする
「何を・いつまでにしてください」という要求は必ず記載しましょう。また、さらに強行手段に訴えることを伝えるのなら、その旨を必ず記載しましょう
。
⑤事実関係を十分に調査する
　内容証明に事実と異なる内容を書いては、相手にあげ足を取られたり、逆に自分に不利な証拠になることもあります。十分に事実関係を調べてから送付しましょう。

⑥自分に不利になるようなことは書かない
　例えば「もう時効は過ぎていますが、貸したお金を返してください」など、余計なことを書いてしまうと思わぬ結果になるころもありますので、相手に有利になるようなことは書かずにおきましょう。
　内容証明は相手にとって有利な証拠となることがあります。


 　　　



社労士・行政書士　宮崎事務所

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